Als Specialist Onboarding Backoffice (m/w/d) verantwortest du die administrative und operative Begleitung des Onboarding-Prozesses. Du stellst sicher, dass alle notwendigen Informationen, Dokumente und systemseitigen Voraussetzungen vollständig und fristgerecht vorliegen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf zwischen den beteiligten Fachbereichen.

Deine Aufgaben

• Koordination und administrative Begleitung des gesamten Onboarding-Prozesses
• Prüfung, Erfassung und Pflege von onboardingrelevanten Daten und Dokumenten
• Sicherstellung der Vollständigkeit und Qualität aller erforderlichen Unterlagen
• Anlage und Pflege von Stammdaten in den relevanten Systemen
• Bearbeitung von Rückfragen und Klärung fehlender oder fehlerhafter Informationen
• Abstimmung mit internen Fachbereichen und weiteren Schnittstellen
• Überwachung von Fristen, Bearbeitungsständen und offenen Vorgängen
• Dokumentation der einzelnen Prozessschritte und Sicherstellung einer nachvollziehbaren Ablage
• Unterstützung bei der kontinuierlichen Optimierung und Standardisierung der Onboarding-Prozesse
• Erstellung und Pflege von Auswertungen, Übersichten und Reports
• Einhaltung interner Richtlinien sowie relevanter Datenschutz- und Qualitätsanforderungen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Backoffice, in der Administration, im Operations-Bereich oder im Onboarding von Vorteil
• Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
• Gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Vorgänge parallel zu koordinieren
• Sicherer Umgang mit digitalen Systemen und MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen
• Lösungsorientierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse sind von Vorteil

Das zeichnet dich aus

Du arbeitest gerne strukturiert und behältst auch bei einem hohen Vorgangsvolumen den Überblick. Genauigkeit und Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich. Gleichzeitig kommunizierst du professionell mit verschiedenen Ansprechpartner und hast Freude daran, Prozesse nicht nur abzuarbeiten, sondern kontinuierlich zu verbessern.

Meta-Lead-Small Start: 10.09.2026