Unser Auftraggeber ist eine renommierte Forschungseinrichtung mit internationaler Ausrichtung und Sitz in Köln-Porz. Für die Unterstützung im administrativen Bereich suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässigen und strukturierte Teamassistenz (m/w/d).

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination klassischer Büroprozesse, insbesondere Termin-, Post- und Telefonmanagement
• Koordination und Vorbereitung von Besprechungen, Meetings und Dienstbesprechungen
• Erstellung von Protokollen im Rahmen von Sitzungen und Besprechungen
• Organisation von Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Unterstützung bei der Durchführung
• Buchung und Vorbereitung von Veranstaltungs- und Seminarräumen
• Bereitstellung und gegebenenfalls Aufbau der benötigten technischen Ausstattung
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken
• Prüfung von Dokumenten auf formale Kriterien
• Prüfung und Freigabe von beispielsweise Urlaubs- und Dienstreiseanträgen sowie Rechnungen über ein internes IT-Tool
• Durchführung der händischen und elektronischen Dokumentenablage
• Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Tätigkeiten

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, oder vergleichbare fachbezogene Kenntnisse und einschlägige Berufserfahrung
• Idealerweise ca. 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen bzw. administrativen Bereich
• Erfahrung in der Organisation und Bearbeitung klassischer Büroprozesse
• Gute Kenntnisse in allgemeinen Verwaltungsaufgaben und der Büroorganisation
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Erfahrung in der Pflege von Datenbanken
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und Organisationstalent

Was wir bieten

• Einstieg bei einer renommierten Forschungseinrichtung in Köln-Porz
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit im administrativen Umfeld
• Gleitende Arbeitszeiten
• Eine Vollzeitposition mit 39 Stunden pro Woche
• Persönliche Betreuung durch das Jobactive-Team 

Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den unterschiedlichsten Bereichen des Personalmanagements, ganz gleich ob Personalberatung, -beschaffung oder -vermittlung. Wir stellen unseren renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen unsere Mitarbeiter zur Verfügung.