Executive Assistant & Project Coordinator (m/w/d) - 60-80% Home Office

Ihre Aufgaben:
  • Sie sind die zentrale Anlaufstelle im regionalen Leitungsteam der europäischen Technology Unit eines international tätigen Pharmaunternehmens und unterstützen operativ bei einer Kombination aus Projektkoordination und administrativen Aufgaben auf Führungsebene.
  • Sie behalten bei funktionsübergreifenden Initiativen und Projekten stets den Überblick, koordinieren deren Fortschritt und stellen sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit über die notwendigen Informationen verfügen.
  • Sie bringen Struktur in organisatorische Abläufe und Prozesse und unterstützen bei deren Planung, Umsetzung und Nachverfolgung mit Weitblick und Effizienz.
  • Sie entlasten den Regional Head Europe im Tagesgeschäft, indem Sie seinen Kalender, Reisen und die interne sowie externe Kommunikation professionell und vorausschauend organisieren.
  • Sie bereiten Meetings, Workshops und Offsites mit großer Sorgfalt vor und nach, sorgen für einen reibungslosen Ablauf und eine verlässliche Dokumentation der Ergebnisse.
  • Sie erstellen aussagekräftige Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Reports und unterstützen so die strategische Steuerung der Unit.
  • Sie agieren als Schnittstelle zu Subfunktionen, globalen Teams sowie internen Supportfunktionen wie HR, Finance oder IT und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
  • Sie pflegen interne Übersichten, Dashboards und SharePoint-Seiten mit größter Genauigkeit und stellen sicher, dass alle Daten aktuell und transparent verfügbar sind.
  • Sie arbeiten eng mit den Kolleg*innen im Business Management Team der Technology Unit zusammen und tragen aktiv zu einer kooperativen Teamkultur bei.

Ihr Profil:
  • Sie bringen mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung im Bereich Business Management, Projektassistenz oder Executive Support mit und wissen, worauf es in einem internationalen, dynamischen Umfeld ankommt.
  • Sie sind äußerst sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook und Word, und wenden diese Tools routiniert und zielgerichtet an.
  • Sie arbeiten versiert mit digitalen Tools zur virtuellen Zusammenarbeit wie MS Teams, SharePoint oder Confluence und behalten auch bei digitaler Projektsteuerung den Überblick.
  • Sie haben eine zertifizierte Zusatzqualifikation als Office Manager*in oder eine vergleichbare Weiterbildung erfolgreich abgeschlossen.
  • Sie kommunizieren verhandlungssicher auf Englisch in Wort und Schrift. Gute Deutschkenntnisse runden Ihr Profil idealerweise ab.
  • Sie arbeiten sich mit Neugier und Eigeninitiative auch in komplexe Themenfelder ein und behalten stets den Blick für das Wesentliche.
  • Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, selbständige Arbeitsweise, ein hohes Maß an Organisationsgeschick und eine starke Selbstführungskompetenz aus.
  • Sie verfügen über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Gespür für den richtigen Ton – ob im Umgang mit Kolleg*innen oder funktionsübergreifenden Schnittstellen.
  • Sie arbeiten zuverlässig, serviceorientiert und mit hoher Verbindlichkeit – für Sie ist es selbstverständlich, Verantwortung zu übernehmen und Zusagen einzuhalten.
  • Idealerweise bringen Sie Erfahrung in einer matrixorganisierten, internationalen Umgebung mit – vorzugsweise in der Pharma- oder Technologiewelt.

Unsere Kontaktdaten:

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Sie! Gerne beantworten wir Ihre Fragen auch im Vorfeld zu einer Bewerbung
Telefon: 089 614249110, E-Mail: muenchen@jobactive.de

Selbstverständlich sichern wir absolute Vertraulichkeit und die Einhaltung aller Sperrvermerke zu.

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Melde Sie sich bei uns! Wir freuen uns auf einen gemeinsamen Austausch und unser Kennenlernen, um gemeinsam Deine Zukunft zu gestalten.

STELLENDETAILS

EINSATZORT
85276 Pfaffenhofen
Bayern
Deutschland

BRANCHE
Chemie & Pharma

REFERENZNUMMER
29577126
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Herr Ludwig Keseberg
Nussbaumstraße 10
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