Wir suchen für unseren Kunden aus der Pharmabranche in Berlin Wedding eine Administrative Assistant  (m/w/d)

Ihre Aufgaben:
 

• Unterstützung des Cluster Leads sowie anderer Mitglieder des Leitungsteams in allen administrativen Angelegenheiten
•  Planung und Koordination der Büroorganisation des Clusters und der sub-Cluster
• Organisation und Nachbereitung von internen und externen Meetings und Veranstaltungen mit nationalen und internationalen Teilnehmenden einschließlich aller damit verbundenen logistischen Aufgaben
• Verantwortung für Vendor Management inklusive on-/offboarding
• Erstellen von POs inklusive Überwachung des Rechnungs- und Genehmigungsprozesses
• Korrespondenz mit internen und externen Partnern in deutscher und englischer Sprache
•  Verantwortung für Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung, Genehmigung) in BOB und Concur
• Zeitdatenpflege in SAP
• Verantwortung für das allgemeine Bestellwesen in SmartBuy inkl. IT
• Administrative Unterstützung bei HR-Prozessen innerhalb der Funktion sowie On- und Offboarding Aktiv

Ihre Qualifikationen:
 

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung zum Fremdsprachensekretär (alle Geschlechter) oder vergleichbare Qualifikation
•  Langjährige Berufserfahrung in der Assistenz der Funktionsleitung eines Global Head in einer Pharma Organisation
• Fundierte Kenntnisse der innerbetrieblichen Koordination und Organisation des Austauschs mit anderen Abteilungen sowie im Umgang mit externen Partnern
• Sehr gute EDV Kenntnisse (MS Office, SharePoint, Outlook, BOB, Teams, SAP)
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie kompetentes, sicheres Auftreten in einem interkulturellen Umfeld und auf allen Managementebenen
• Eigenständige Arbeitsweise verbunden mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
• Hohes Maß an Proaktivität, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit sowie Zuverlässigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten:
 

• Unsere Leistung ist für Sie als Bewerber (m/w/d) absolut kostenlos
• Ihre Bewerbung bei uns, die wir an die passgenauen Unternehmen weiterleiten
• Zugang zu nicht ausgeschriebenen Stellen (dem sogenannten verdeckten Stellenmarkt)
• Individuelle Beratung sowie hilfreiche Tipps und Informationen für das Vorstellungsgespräch bei unseren Kunden

Falls Sie sich in dieser Rolle und den Aufgaben wiedersehen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung per E-Mail.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern auch telefonisch zur Verfügung.

Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den unterschiedlichsten Bereichen des Personalmanagements, ganz gleich ob Personalberatung, -beschaffung oder -vermittlung. Wir stellen unseren renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen unsere Mitarbeiter zur Verfügung.