Teamassistenz (m/w/d) *IP

Der Verwaltungsassistent sorgt für einen reibungslosen und effizienten Betrieb der Abteilung durch Organisation und Durchführung von Verwaltungsaufgaben. Diese Position unterstützt Führungskräfte, Mitarbeiter und Gäste, rationalisiert administrative Prozesse, verwaltet Abteilungsaufgaben und erleichtert die Kommunikation innerhalb der Abteilung. Weitere Aufgaben umfassen das On- und Offboarding von Mitarbeitern, Unterstützung bei der Verwaltung von Abteilungsdateien und SharePoint, Planung und Unterstützung von Meetings und Audits sowie Bereitstellung von Projektmanagement- und Koordinationsunterstützung für das Team.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Meeting-Unterstützung: Planung, Koordination und Durchführung von vierteljährlichen, F2F-, Hybrid- und Ad-hoc-Meetings.
  • On- und Offboarding: Verwaltung des administrativen On- und Offboardings für neue Kollegen und Auftragnehmer.
  • Einkaufsabwicklung: Verwaltung von Bestellungen, Rechnungsmanagement und Budgetplanung.
  • Bereichsübergreifende Zusammenarbeit: Schnittstellenfunktion zur Optimierung von Aufgaben und Prozessen.
  • Ad-hoc-Projekte: Unterstützung bei Projekten, Schulungen und Aktualisierung von Intranet und SharePoint.
  • Kommunikation: Unterstützung der Führung bei interner und externer Kommunikation.
  • Allgemeine Administration: Organisatorische Aufgaben, IT-Support, Dokumentenmanagement und Abwesenheitsverwaltung.
  • Projektmanagement: Unterstützung bei Projekten und Übernahme kleinerer Projekte.

Ausbildung und Erfahrung
  • Betriebswirtschaftliche Ausbildung: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, z.B. Fachwirt/in oder Industriekaufmann/frau, oder gleichwertig.
  • Teamarbeit: Erfahrung in funktionsübergreifender Zusammenarbeit und Arbeit mit internationalen Teams in einer Matrixstruktur.
  • Komplexitätsbewältigung: Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu verstehen und kontinuierlich zu verbessern.
  • Multitasking: Geschick im Multitasking und Management komplexer Arbeiten und Zeitpläne.
  • Sprachkenntnisse: Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse.
  • Softwarekenntnisse: Gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) und SAP.

Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den unterschiedlichsten Bereichen des Personalmanagements, ganz gleich ob Personalberatung, -beschaffung oder -vermittlung. Wir stellen unseren renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen unsere Mitarbeiter zur Verfügung.
STELLENDETAILS

EINSATZORT
80363 München
Bayern
Deutschland

BRANCHE
Chemie & Pharma

REFERENZNUMMER
29575546
KONTAKTDATEN

Jobactive GmbH
Frau Londa Gachechiladze
Nußbaumstraße 10
80336 München
+49 89 61 42 491 19
londa.gachechiladze@jobactive.de
http://www.jobactive.de
JETZT BEWERBEN MIT: